No Conecta Imobi 2024, redesenhamos a experiência das Masterclasses com um sistema de agendamento e check-in que trouxe mais dados confiáveis ao organizador.
contexto
Entre a programação da edição de 2024 estavam as Masterclasses: sessões de conteúdo exclusivas com número limitado de participantes. Para o funcionamento dessas sessões, algumas regras de negócio precisavam ser respeitadas:
1.
Cada participante poderia frequentar apenas uma Masterclass.
2.
O acesso variava conforme a categoria de ingresso adquirido.
problemas
Eventos corporativos têm intervalos curtos entre sessões e cada minuto gasto em fila é tempo perdido. A frustração de esperar e não conseguir assistir a uma programação pode gerar frustração no participante.
Ainda existem poucos dados concretos sobre a participação nas palestras e workshops. Um participante pode, por exemplo, comprar ingresso e não assistir nenhuma palestra, ficando apenas na feira de negócios ou nos estandes de expositores.
HIPÓTESES e decisões
“O participante de um evento corporativo define sua programação particular com antecedência.”
Para validar essa hipótese, conduzi uma prova de conceito no Conecta Autos (um evento menor da mesma empresa). Nossas descobertas foram:
Muitos participantes escolhiam sua programação apenas no dia do evento ou durante o próprio evento.
A internet, dentro de pavilhões corporativos, frequentemente falha ou é instável, inviabilizando inscrições em tempo real.
Diante desses aprendizados, priorizei o que era mais relevante para o organizador: saber quem esteve em cada sessão.
Adotamos a seguinte abordagem:
Priorizar o sistema de check-in como principal fonte de dados reais de participação.
Manter agendamento antecipado como mecanismo de prioridade de entrada.
Trabalhar a flexibilidade: participantes sem reserva podiam entrar nas sessões, desde que ainda não tivessem participado de outra.
solução
Além disso, criamos um sistema de agendamento integrado ao aplicativo da feira, permitindo aos participantes reservar sua vaga antecipadamente.
resultados
O organizador de eventos passou a ter dados seguros sobre a participação nas masterclasses.
Foi possível identificar o perfil de público de cada conteúdo, apoiando a curadoria de temas e palestrantes em edições futuras.
Para os participantes, filas foram reduzidas e a experiência de acesso às sessões ficou mais clara e organizada.
colaboração
Minha atuação foi de ponta a ponta no design dessa funcionalidade, tendo colaboração direta com dois desenvolvedores alocados para o projeto (1 back-end e um front-end). Um desafio grande foi lidar com código legado, o que exigiu equilíbrio constante entre o viável e o desejado. Para isso, mantive alinhamento técnico constante com os devs para equilibrar impacto e viabilidade.
Além disso, pude contar com o apoio do time de Sucesso do Cliente para o mapeamento de dores dos usuários, especialmente aqueles relacionados à utilização da agenda do evento. Também colaborei com o time Comercial para explorarmos o potencial comercial dessa funcionalidade, transformando-a em uma oportunidade de upsell para o nosso produto base (aplicativo do evento).
Toda a documentação do projeto foi feita em ferramentas internas de forma escrita, permitindo que todas as áreas interessadas tivessem acesso. O handoff para os desenvolvedores foi feito através de documentação composta pelo material escrito e por uma reunião gravada para apresentação completa, focando em interações, riscos e detalhes.
Por se tratar de uma startup pude acompanhar de perto o desenvolvimento, apoiando os devs em tempo real com dúvidas e ajustes.